Do pedido interno ao contrato ou à autorização, com aprovação rastreável
O problema que resolveA área pede o serviço (um plantonista, uma manutenção) por e-mail ou papel, a documentação chega incompleta e ninguém sabe onde o pedido parou nem quem aprovou. O Setor de Contratos redigita tudo. No serviço pontual, o fornecedor é acionado por telefone e a nota chega sem teto combinado por escrito.
Quem usa: Gestor do Setor de Contratos, Coordenador de Unidade, Diretor de Unidade, Gestor de Contrato, Administrador, Solicitante de Compra, Comprador, Gestor de Compras, Auditor, Perfis personalizados.
As marcadas como Opcional dependem de contratação ou configuração.
A área responde só o que aquele serviço exige, num formulário que o administrador monta.
Em Cadastros › Tipos de Serviço, o administrador monta campos, blocos repetíveis e campos condicionais, com prévia ao vivo.
O pedido segue a cadeia configurada, e a diretoria só é acionada quando a regra manda.
Cada etapa tem aprovador (perfil, usuário ou grupo) e pode depender do valor, da unidade ou de uma resposta do formulário.
O pedido não sai sem os anexos que o tipo exige, e quem aprova os baixa no próprio pedido.
Cada item é anexo obrigatório (trava o envio), anexo opcional ou só marcação. Anexo só muda com o pedido em rascunho ou devolvido.
Quem pediu e quem audita veem em que passo o pedido está, quem agiu e por quê.
Cada ação fica registrada e não é reescrita. O aviso chega no Portal e, com o app publicado, por push. A decisão é no Portal.
O recorrente aprovado vira contrato herdando fornecedor, unidade, objeto e centro de custo.
Quem cria contratos clica em Formalizar contrato e digita número, valor mensal e vigência. O contrato nasce em rascunho no Portal.
O fornecedor recebe por e-mail o que foi autorizado: itens, valores e quem aprovou.
Aprovado o pedido, quem tem permissão clica em Enviar ao fornecedor. Exige e-mail no cadastro dele e envio de e-mail configurado.
O setor vê os pedidos aprovados à espera dele e quais recorrentes faltam formalizar.
Aprovado, o pedido cai na Fila do setor e o Gestor do Setor de Contratos é avisado no sino. Um filtro mostra os sem contrato.
A nota vinculada à autorização não é enviada ao TOTVS acima do valor autorizado.
Só vale na NFS-e avulsa enviada ao TOTVS pelo Portal. Vinculada, exibe autorizado, faturado e saldo. Sem vínculo, segue sem teto.
Com grupo ou substituto de férias, a aprovação não para quando uma pessoa se ausenta.
Grupos são criados em Cadastros › Grupos de Aprovação. Vale quem está no grupo ao decidir. O substituto aprova pelo titular.
Quem aprova passa a depender do valor, com a mesma régua das compras e da medição.
Exige trilha em Configurações › Trilhas de Aprovação. Se ela define o perfil com aprovação total, ele ganha o Aprovar tudo.
Centro de custo e plano orçamentário vêm do TOTVS RM. Sem o plano sincronizado, o pedido não pode ser enviado. O módulo não grava nada no RM: não gera Ordem de Serviço nem movimento, que segue nascendo da nota fiscal. Com a NFS-e avulsa vinculada à autorização, o Portal confere o teto antes de enviá-la ao TOTVS.