Envie, acompanhe e assine documentos por CPF ou com certificado ICP-Brasil, sem papel.
O problema que resolveContratos, aditivos e termos circulam por e-mail ou em papel, e ninguém sabe quem já assinou nem onde está a versão final. Cobrar assinatura vira telefonema, o PDF assinado se perde numa caixa de entrada e, quando alguém pergunta se o documento é autêntico, a resposta depende de confiança.
Quem usa: Operador de Assinaturas, Gestor do Setor de Contratos, Diretor de Unidade, Empresa Contratada (Fornecedor), Signatário Externo, Gestor de Contrato, Coordenador de Unidade, Administrador, Auditor, Solicitante de Compra, Comprador, Gestor de Compras, Almoxarife, Perfis personalizados.
As marcadas como Opcional dependem de contratação ou configuração.
Manda o contrato a várias pessoas e vê na tela quem já assinou, quem só abriu e quem falta.
Sobe PDF ou Word e diz quem assina, testemunha ou só recebe cópia. Os convites saem por e-mail, juntos ou um após o outro.
Aceita CPF e ICP-Brasil no mesmo envelope, e o PDF sai com código para validar sem login.
Por CPF, a assinatura fica registrada no manifesto. Com certificado A1, o PDF também leva assinatura PAdES, conferível no gov.br.
Fornecedor ou médico assina pelo link do e-mail, sem instalar nada e sem cadastro prévio.
Recebe acesso só à área de assinaturas, define uma senha, assina com CPF ou recusa com motivo, e vê seus pendentes numa central.
O aditivo assinado entra sozinho na aba Documentos do contrato, sem ninguém baixar e subir.
Vincula o contrato no envelope. Quando o último assina, o PDF vai à aba Documentos. Não cria o aditivo nem vai ao GED do TOTVS.
Com prazo, o Portal avisa quem falta e expira o envelope vencido. Lembretes são opcionais.
Aviso 2 dias antes do prazo, por padrão. Lembretes periódicos, se ligados no envio ou na configuração, até um teto.
Assina com certificado em nuvem, aprovando no app do provedor, ou com token USB e senha.
Vêm desligados. A nuvem só funciona com o VIDaaS contratado. O token exige programa instalado e não vale no link do e-mail.
O diretor assina vários documentos informando o CPF uma vez só, ou assina pelo celular.
O lote aceita CPF ou A1, com teto e perfis definidos pelo Administrador. O app, quando publicado, só faz assinatura eletrônica.
Acha envelopes de um cliente, centro de custo ou ano pela pasta ou pela tag.
O Administrador monta pastas e tags. Exporta o filtro em Excel ou PDF (até 5.000 linhas, com aviso) e baixa até 100 PDFs num ZIP.
Termos que se repetem viram formulário: preenche as lacunas, confere o PDF e envia.
O Administrador cadastra o modelo em Word ou HTML. No Novo envelope, Usar um modelo abre um campo por lacuna e mostra o PDF antes.
Outro sistema cria envelopes e é avisado da assinatura, sem ninguém abrir o Portal.
Há chaves de produção e de testes. Prontuário e RH ficam fora da documentação pública e exigem ajuste no RM na implantação.
No envelope comum, a Central não lê nem grava nada no RM, e o PDF assinado fica no Portal. Duas integrações opcionais exigem ajuste no RM e ativação na implantação: no prontuário (PEP), o PDF assinado entra nos anexos do atendimento, e no RH, a Ficha de Registro assinada vai aos anexos do currículo do funcionário.
Funções relacionadas: Compras, Fornecedores e Certidões, Avaliação de Fornecedores.