Medições, notas fiscais e compras com fornecedores, lançadas no TOTVS RM
O fornecedor envia a medição, a nota e as certidões pelo Portal. A sua equipe confere e aprova pela alçada da empresa, e o Portal grava a ordem de serviço, a nota fiscal e o título a pagar no RM, nos códigos que vocês apontaram.
Em uso em hospitais, organizações sociais, faculdades e engenharia. As telas desta página são do ambiente de demonstração, com dados fictícios.
Como uma medição chega ao RM
Fornecedor, equipe e RM trabalham sobre o mesmo registro. Cada envio, aprovação e lançamento fica gravado com autor e data.
O fornecedor envia
Envia a medição com a nota e os documentos exigidos, pelo portal ou pelo app. A tela mostra o que falta antes do envio, e na devolução ele troca só o que foi vetado.
- Medição, nota e certidões num envio só
- Cotação respondida pelo link do e-mail, sem conta
- Pagamento do mês acompanhado no app
A sua equipe aprova
Cada aprovador vê a própria fila e é avisado na vez dele, pela alçada que a sua empresa definiu. A auditoria confere antes do RM e devolve com motivo.
- Minhas aprovações: a fila de cada aprovador
- Alçada por valor, unidade e centro de custo
- Substituto nas férias do aprovador
O Portal lança no RM
OS, nota, ordem de compra e título entram no TOTVS RM nos códigos que a sua equipe apontou, com prévia antes de gravar e reenvio que não duplica.
- Prévia campo a campo antes de gravar
- Retoma do ponto em que parou
- Painel do que não entrou, com o erro do RM
- Nota fiscalNFS-e 4521, trazida da prefeitura
- CND Federalbuscada pelo Portal, válida até 12/2026
- CRF FGTSbuscado pelo Portal no envio
- CND Municipalanexada em PDF, validade lida
- Gestor do ContratoJoão Santos aprovou em 23/09, 10:42
- Auditoriadocumentos conferidos, sem veto
- Coordenaçãona vez dela, avisada no sino
- Ordem de serviçoOS 000123 gravada no RM
- Nota fiscalNF 4521 vinculada à OS
- Título a pagarcompetência 09/2026, vencimento 10/10/2026
Ilustração com dados fictícios do ambiente de demonstração.
O que muda em sete rotinas
Escolha a rotina para ver a tela correspondente.
Medição mensal
O fornecedor envia no Portal, a tela mostra o que falta e a medição incompleta não vai à aprovação. A certidão guardada vale até vencer.
Como costuma ser sem o Portal: Chega por e-mail, com a nota e as certidões soltas. Alguém confere a validade uma a uma e cobra o que falta.
Aprovação
Cada um vê a própria fila em Minhas aprovações e é avisado no sino na vez dele. Cada passo fica registrado, e há substituto para as férias.
Como costuma ser sem o Portal: O gestor abre cada módulo para achar o que aprovar, a aprovação anda sem rastro e para quando ele sai de férias.
Nota fiscal no RM
O Portal lança a nota com prévia de cada campo, barra o envio se falta cadastro ou retenção e, se falha no meio, retoma sem repetir.
Como costuma ser sem o Portal: O financeiro digita a nota campo a campo. Título sem retenção ou nota lançada duas vezes só aparece semanas depois.
Certidões
Com os serviços de consulta contratados, o Portal busca Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual (MG, GO, RJ e SP) e guarda a validade. A Municipal entra em PDF.
Como costuma ser sem o Portal: A equipe baixa certidão site a site, fornecedor por fornecedor, e descobre a vencida com a medição parada.
Compras e cotação
O fornecedor responde por link, o comparativo pede justificativa fora do menor preço e a OC vai ao RM sem redigitar, com o recebimento lido de lá.
Como costuma ser sem o Portal: O pedido nasce em e-mail, a cotação sai por telefone, a escolha fica na cabeça do comprador e o pedido é redigitado no RM.
Assinaturas
O envelope mostra quem assinou e quem falta, o Portal avisa do prazo por e-mail e o PDF assinado volta à aba Documentos do contrato.
Como costuma ser sem o Portal: Contratos e termos circulam por e-mail ou papel, ninguém sabe quem assinou e o PDF final se perde numa caixa de entrada.
Avaliação de fornecedores
A avaliação nasce no ritmo do risco de cada contrato, o fornecedor responde e o dossiê para ISO 9001 e ONA sai em PDF.
Como costuma ser sem o Portal: A avaliação vive em planilha: ninguém cobra o prazo, o fornecedor não pode responder e o histórico é montado à mão.
As funções do Portal
Todas usam o mesmo cadastro de fornecedores, as mesmas alçadas e a mesma conexão com o RM.
Contratos e serviços
- Contratos Contratos do RM e da planilha numa tela, do modelo em Word ao PDF assinado e à provisão mensal.
- Medições Medição pronta para aprovar: nota vinculada, documentos no lugar e trilha definida.
- Auditoria Confira nota, certidões e itens antes de o título entrar no RM, e devolva com motivo.
- Solicitações de Serviço Do pedido interno ao contrato ou à autorização em PDF, com aprovação rastreável.
Compras e fornecedores
- Central de Assinaturas Envie, acompanhe e assine documentos por CPF ou com certificado ICP-Brasil, sem papel.
- Compras Da solicitação ao pedido no RM sem redigitar, com cotação por link e decisões registradas.
- Fornecedores e Certidões Cadastro espelhado do RM, busca de certidões e troca de conta sob aprovação.
- Avaliação de Fornecedores Avalie terceirizados no ritmo do risco, com direito de resposta e dossiê para auditoria.
Fiscal e integração
Plataforma
- Painel e Aprovações Uma fila com o que espera a sua aprovação e um painel com o que falta no mês.
- App Mobile A medição do mês no celular: o gestor aprova, o fornecedor envia e acompanha o pagamento.
- Segurança, Acessos e LGPD Quem entra, o que vê, quem aprova e o que fica registrado, sob controle da sua equipe.
Serviço contratado e compra, etapa por etapa
A tela de cada etapa, no ambiente de demonstração.
Lista de contratos com um cartão por status e filtros de natureza e centro de custo.
Documentos da nova medição: certidões que o Portal busca e a CND Municipal para anexar.
Notas da SEFAZ e da prefeitura, com o botão Buscar Notas Fiscais.
Fluxo de aprovação: os passos da trilha e a vez do gestor, com a data de recebimento da NF.
Envio ao RM: OS, NF e vínculo que já estão lá aparecem como Já feito.
Fila do Comprador: solicitações a aprovar, disponíveis, em andamento e recebidas.
Cotação com os fornecedores convidados, o link para copiar e o atalho do WhatsApp.
Quadro comparativo: propostas lado a lado e o menor preço destacado por item.
OC integrada ao RM, com o número do pedido, o Espelho TOTVS e o local de entrega.
NF de compra: total da nota ao lado do valor que vai ao RM e cada item comparado ao da OC.
O que o Portal grava no TOTVS RM
O Portal lê os cadastros do seu RM e lança cada documento no código que a sua equipe apontou em tela, sem desenvolvimento. Antes de gravar, mostra o que vai ser enviado. Depois, mostra o que entrou e o que falhou.
Prévia antes de gravar
O espelho mostra, campo a campo, a OS, a nota e o título que vão ao RM. Cadastro ausente ou trocado barra o envio antes de gravar.
Nos códigos da sua casa
Tipos de movimento, tributos retidos, séries, locais e campos complementares apontados das listas reais do seu RM.
Retoma sem duplicar
O que caiu por instabilidade é reenviado sozinho a cada 5 minutos. Antes de criar, o Portal procura no RM o que já entrou.
Painel do que não entrou
Saúde das Integrações lista cada falha com o erro do RM, e um resumo diário vai aos e-mails definidos na implantação.
Travas contra título errado
Retenção declarada e não lida, XML incompleto de NFS-e municipal e campo obrigatório vazio param o envio.
Várias coligadas no mesmo RM
Coligadas e filiais importadas do RM, operadas sem misturar cadastros, e configuração copiada de uma filial para outras.
Vai ao TOTVS RM
- Ordem de serviço (OS) e a provisão mensal do contrato
- NFS-e com retenções e o vínculo à OS
- NF-e de produto, como ordem de compra e NF de mercadoria
- Ajustes no título a pagar (competência e vencimento)
- Ordem de compra com frete, desconto e impostos
- NF de compra auditada, requisição e baixa de estoque
- Contato e conta do fornecedor que veio do RM
Fica registrado no Portal
- Solicitações, cotações e propostas
- Aprovações e trilhas de alçada
- Avaliações, intercorrências e planos de ação
- Certidões guardadas com a validade
- Usuários, perfis e registros da LGPD
Detalhes em Integração TOTVS RM e Automações.
Envio ao RM com código e nome em cada campo e a OS de origem que o RM já tinha.
App para quem aprova e para quem entrega
O mesmo aplicativo serve gestor e fornecedor: o perfil do login decide o que abre. Cada instituição publica o próprio app, com nome, ícone e tela de abertura dela, nas lojas da Apple e do Google.
Gestor e auditor
- Aprova ou devolve medições da fila Aguardando você
- Lê os anexos e vê quem falta na trilha
- Decide em lote o que está na vez dele, em várias filiais
- Audita documentos da medição, onde há auditoria
Fornecedor
- Envia a medição com nota e documentos
- Acompanha a linha do tempo e corrige o que foi vetado
- Vê o pagamento do mês: processando, liberado, retido ou pago
- Atualiza contatos e certidões e pede troca de conta
Compras, Serviços, Avaliações e assinatura com certificado ICP-Brasil ficam no portal web. Ver a função completa.
Acessos, segurança e LGPD
Perfis ajustados na tela
Padrão, Permitir ou Negar por menu e ação, com efeito imediato. Crie perfis a partir de um existente.
MFA, sessão única e inatividade
Cada usuário ativa o MFA. Sessão única e saída por inatividade (5 min a 4 h) são ligadas pelo administrador.
Cada um vê só a sua unidade
Visibilidade opcional por unidade e centro de custo, na mesma instalação.
Área do titular e painel do DPO
O usuário vê, corrige e exporta os próprios dados. O DPO decide pedidos, versiona termos e consulta a trilha.
Instância própria por cliente
Cada cliente opera numa instância própria, com banco de dados e chaves de segurança separados.
Rastro das decisões
Aprovações, vetos e justificativas ficam registrados com autor e data, e a trilha segue a política de retenção.
O que cada área passa a ter
| Diretoria administrativa e financeira | Alçada registrada por valor e unidade, fila de cada aprovador e relatórios de gasto e de tempo de aprovação. |
|---|---|
| Setor de contratos | Vê antes do fechamento quem não mediu nem emitiu nota, recebe a medição completa e gera as OS do mês no RM de uma vez. |
| Suprimentos e compras | Cotação por link, comparativo que pede justificativa fora do menor preço e OC gravada no RM, com o recebimento lido de lá. |
| Controladoria e fiscal | Prévia de cada campo, envio barrado quando falta cadastro ou retenção e reintegração que não repete o que já entrou. |
| Qualidade e acreditação | Avaliação no ritmo do risco, direito de resposta, alerta da nota ruim em Compras e dossiê em PDF para ISO 9001 e ONA. |
| TI e proteção de dados | Perfis ajustados na tela, MFA que cada usuário ativa, sessão única e pedidos da LGPD com decisão registrada. |
Onde o Portal está em uso
O Portal foi construído dentro da rotina de um hospital filantrópico de grande porte, acreditado no nível máximo da ONA, onde cada medição, nota e certidão tem prazo e auditoria. Hoje está em hospitais, organizações sociais, faculdades e engenharia, cada cliente com o próprio RM.
- Hospitais filantrópicos e privadosOnde o Portal nasceu: contratos de serviço, medição mensal e auditoria de cada documento.
- Organizações sociaisCompras, requisições de material e almoxarifado integrados ao próprio RM.
- FaculdadesServiços terceirizados e compras de várias unidades, com aprovação por alçada.
- Empresa de engenhariaCompras por centro de custo, almoxarifado e alçada por valor.
Serve a organizações que contratam terceiros, compram com alçada e usam o TOTVS RM:
- Hospitais e institutos de saúde
- Faculdades e universidades
- Engenharia e obras
- Empresas de serviços
- Indústria e agronegócio
- Fundações e terceiro setor
Como é a implantação
A implantação parte do seu RM e das regras que a sua empresa já usa. Preço, prazo e hospedagem são definidos na proposta comercial.
- 1Desenho da operaçãoEmpresas e filiais, módulos, perfis de acesso e alçadas de aprovação que a sua empresa quer registrar.
- 2Conexão com o RMUsuário de integração com permissão de gravação, rede liberada até o RM e as consultas que a equipe do RM cadastra a partir do modelo entregue.
- 3ParametrizaçãoQuem conhece o RM aponta tipos de movimento, tributos retidos, séries e locais. E-mail remetente e, para buscar notas, o certificado A1 de cada filial.
- 4Carga e convitesUsuários por planilha, contratos do RM ou da planilha modelo e fornecedores criando a própria conta com o CNPJ já cadastrado.
- 5Entrada em operaçãoA Central de Ajuda dentro do produto explica cada tela com prints, e o painel de saúde das integrações mostra o resultado de cada envio ao RM.
O que precisamos da sua equipe
- Acesso ao TOTVS RM: endereço, usuário de integração com permissão de gravação e rede liberada (VPN ou IP).
- As consultas que o Portal usa, cadastradas no RM pela equipe que o administra, a partir do modelo entregue.
- Quem conhece o RM para apontar tipos de movimento, tributos retidos, séries e locais de cada empresa.
- Uma conta de e-mail remetente, com senha ou Microsoft 365, para convites, cobranças e avisos.
- CNPJ e código no RM de cada empresa e filial, e o e-mail do primeiro administrador.
- Razão social e e-mail do encarregado de dados (DPO), que saem nos documentos da LGPD.
Contratado à parte
Só se forem usados: consulta de certidões e de captcha, GED Fluig integrado ao RM, certificado em nuvem VIDaaS e IA paga para ler PDF com sigilo. Para buscar notas, o certificado A1 de cada filial.
Perguntas frequentes
Funciona com outro ERP além do TOTVS RM?
Não. O Portal foi feito para o TOTVS RM: lê de lá cadastros, contratos e movimentos e lança OS, notas e ordens de compra nos códigos que a sua equipe aponta. Não há conector para outro ERP.
Precisa instalar algum programa?
Para o uso comum, não: o Portal abre no navegador, e quem assina de fora usa o link do e-mail. Instala-se o app no celular, se a instituição publicá-lo, e o programa do token, só para quem assina com certificado A3.
A assinatura tem validade jurídica?
Há assinatura eletrônica por CPF, com manifesto e código de verificação, e assinatura com certificado ICP-Brasil em PAdES, conferível no validador do gov.br. Qual exigir em cada documento é decisão do jurídico da sua empresa. Não há carimbo de tempo emitido por autoridade certificadora.
O que fica no RM e o que fica só no Portal?
Vão ao RM a OS, a NFS-e, a NF-e (como OC e NF de mercadoria), ajustes no título, a ordem de compra, a NF de compra auditada, a requisição e a baixa de estoque. Ficam no Portal solicitações, cotações, aprovações, avaliações, certidões, usuários e o contrato criado no Portal.
As certidões são buscadas sozinhas?
Com os serviços de consulta e captcha contratados à parte, o Portal busca CND Federal, FGTS e Trabalhista, e a Estadual em MG, GO, RJ e SP. A Municipal e a da subcontratada são anexadas em PDF e ficam guardadas até vencer.
Posso começar por um módulo só?
A combinação de módulos e o preço são definidos na proposta comercial. Na operação, o administrador pode esconder por perfil os menus que a empresa não usa. Há dependências: a medição parte do contrato, e a avaliação usa os contratos e fornecedores vindos do RM.
O fornecedor paga para usar?
Não há cobrança ao fornecedor dentro do produto. Ele cria a conta com o CNPJ e o e-mail que o seu setor já cadastrou, desde que haja contrato para o CNPJ. Na cotação, responde pelo link do e-mail, sem conta.
Funciona no celular?
Sim, pelo app da instituição, publicado nas lojas com a marca dela. Nele o gestor aprova medições, o auditor confere documentos e o fornecedor envia a medição e acompanha o pagamento do mês. Compras, Serviços, Avaliações e assinatura ICP-Brasil ficam no portal web.
O Portal atende a LGPD?
Traz as ferramentas: em Meus dados o titular vê, corrige e exporta os dados e pede exclusão, e o DPO decide os pedidos, versiona os termos e consulta a trilha. A conformidade segue com o programa de privacidade da sua empresa. A exclusão anonimiza a conta, não apaga.
Tem API?
Há duas. A da Central de Assinaturas cria envelopes, com chaves de produção e de testes, e avisa quando a assinatura muda. A de Contratos lê contratos e medições, com o login de um usuário e só o que ele vê. Não há API de escrita de compras nem de notas.
Colocar fornecedor externo no mesmo sistema não é um risco?
O fornecedor só cria conta com CNPJ e e-mail que o seu setor já cadastrou e vê apenas os próprios contratos e notas. O signatário externo acessa só a área de assinaturas. Há MFA, sessão única e saída por inatividade. Não há login corporativo (SSO).
Onde fica hospedado e em quanto tempo fica pronto?
Hospedagem, preço, prazo de implantação e SLA são definidos na proposta comercial. Cada cliente opera numa instância própria, com banco de dados e chaves de segurança separados, e o prazo depende do acesso ao RM e dos cadastros da parametrização.
Veja o Portal funcionando com o seu processo
Numa demonstração guiada, mostramos a jornada do seu contrato ou da sua compra, do envio do fornecedor ao lançamento no RM.
- Com dados de demonstração. Mostramos as telas e respondemos às perguntas da sua equipe.
- A partir do seu RM. Conversamos sobre coligadas, filiais e o que a sua empresa já registra no TOTVS RM.
- Com quem vai usar. Contratos, compras, fiscal, qualidade e TI veem cada um a sua parte.
Pedido recebido
Vamos responder pelo e-mail informado para combinar o horário da demonstração.